Zarządzenie Nr 130/15

Burmistrza Miasta Kolno

z dnia 16 listopada 2015 roku

w sprawie wprowadzenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
w Urzędzie Miasta Kolno

Na podstawie art. 33 ust. l i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U.
z 2015 r. poz. 1515), w związku z art. 2 ust. l pkt. 1 oraz art.16 ust. l i 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U.
z 2014 r. poz. 1114) oraz § 39 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. 2011 r. Nr 14,
poz. 67 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1

1. Wprowadzam w Urzędzie Miasta Kolno  system elektronicznego zarządzania dokumentacją „SmartDoc” (zwany dalej „EZD”) stanowiący wspomaganie tradycyjnego (papierowego) sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych ustalonego Zarządzeniem Nr 24/11 Burmistrza Miasta Kolno z dnia 1 lutego 2011 r. oraz Zarządzenia Nr 37/11 Burmistrza Miasta Kolno z dnia 17 marca 2011 r. w sprawie przyjęcia wytycznych do Instrukcji Kancelaryjnej w Urzędzie Miasta Kolno.
2. Wdrożenie EZD podzielone jest na trzy etapy:

1. I etap wdrażany będzie od 17.11.2015 r. do 23.11.2015 r. na stanowisku sekretariatu Urzędu Miasta,
2. II etap wdrażany będzie od 23.11.2015 r. do 7.12.2015 r. na następujących stanowiskach: Sekretarz, Kierownicy komórek organizacyjnych, wybrani pracownicy wydziału wskazani przez Kierownika wydziału i w uzgodnieniu z Sekretarzem,
3. III etap wdrażany będzie od 7.12.2015 r. do 31.12.2015 r. i obejmuje pozostałe stanowiska pracy.
4. Od 1.01.2016 r. wszyscy pracownicy Urzędu Miasta zgodnie z nadanymi uprawnieniami zobowiązani są do posługiwania się systemem EZD.

3. W czasie wdrażania systemu EZD prowadzi się rejestr korespondencji wpływającej i korespondencji wychodzącej oraz sprawy wybrane do pilotażu przez pracownika Urzędu
   w uzgodnieniu z bezpośrednim przełożonym. Sprawy wybrane do pilotażu dokumentuje się również w wersji papierowej. Każdy pracownik wprowadza swoje pisma wychodzące do rejestru przesyłek wychodzących.
4. Wpływy adresowane na Urząd Miasta traktowane są jako korespondencja urzędowa i są otwierane w Kancelarii Ogólnej Urzędu (sekretariat)  z wyłączeniem wpływów określonych w § 1 Zarządzenia Nr 26/11 Burmistrza Miasta Kolno z dnia 1 lutego 2011 r.
5. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany, unikatowy
   w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określony jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.
6. System EZD przeznaczony jest do:

1. rejestracji, dekretacji i obiegu przesyłek wpływających w różnej formie do Urzędu,
2. zakładania i prowadzenia spraw,
3. prowadzenia korespondencji wewnętrznej,
4. rejestracji i ekspedycji przesyłek wychodzących,
5. prowadzenia dzienników i rejestrów.

7. Podstawowe zasady funkcjonowania EZD:

1. każdemu z pracowników pracujących w systemie przyporządkowany jest login nadawany przez Administratora systemu, natomiast hasło ustala pracownik,
2. system jest oparty o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) i jest zgodny z instrukcją kancelaryjną,
3. pracownik sekretariatu dokonuje elektronicznej rejestracji korespondencji wpływającej do urzędu drogą pocztową (listownie), elektroniczną (email) oraz składanej osobiście przez klientów. Obraz dokumentu zostaje wprowadzony do EZD w formie skanu, który zapisywany jest w bazie danych systemu,
4. po zeskanowaniu i uzupełnieniu metryki, pismo czeka na dekretację, która odbywa się w jednocześnie w dwóch systemach – w systemie tradycyjnym na oryginałach dokumentów oraz w systemie elektronicznym,
5. Burmistrz może wskazać w formie pisemnej, które dokumenty pracownik sekretariatu może przekazać bezpośrednio (tzn. bez dekretacji) do właściwych komórek organizacyjnych,
6. pracownik sekretariatu dostarcza korespondencję w formie papierowej i elektronicznej do dekretacji Burmistrzowi, Zastępcy Burmistrza lub Sekretarza, którzy kierują ją bezpośrednio do odpowiednich komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy,
7. kierownicy komórek organizacyjnych oraz samodzielne stanowiska pracy przyjmują sprawy poprzez przeglądanie elektronicznej korespondencji przekazanej do załatwienia w systemie EZD,
8. kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach odbierają za pokwitowaniem korespondencję w formie papierowej,
9. kierownicy komórek organizacyjnych dekretują i przekazują elektronicznie oraz
   w formie papierowej pisma do załatwienia merytorycznym pracownikom,
10. pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych na swoich stanowiskach:

1. przyjmują korespondencję i potwierdzają jej wpływ,
2. rejestrują sprawę zgodnie z JRWA,
3. rozpatrują sprawę oraz sprawdzają, czy wniosek nie zawiera braków formalnych
   i ewentualnie wzywają do usunięcia braków,
4. dołączają odpowiedź do danej sprawy w systemie obiegu dokumentów,
5. dołączają pismo do teczki aktowej w systemie poprzez nadanie symbolu hasła
   z JRWA (w przypadku nowej sprawy) lub dołączenie jej do istniejącej sprawy
   (w przypadku pisma dotyczącego sprawy aktualnie rozpatrywanej),

11. sekretariat Urzędu sporządza dzienne raporty poczty przychodzącej, które drukuje
    i ewidencjonuje.

8. Wszyscy użytkownicy „EZD” zobowiązani są do niezwłocznego zgłaszania uwag, usterek, błędów i wszelkich trudności związanych z obsługą do Administratora systemu.
9. Dopuszcza się stosowanie innych narzędzi informatycznych, używanych w Urzędzie, do dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji.

§ 2

1. Przesyłki rejestrowane w EZD lecz nie skanowane do systemu:

1. zawiadomienia o zmianach w ewidencji gruntów ze Starostwa Powiatowego,
2. wykaz pojazdów zarejestrowanych i wyrejestrowanych ze Starostwa Powiatowego,

2. projekty budowlane,
3. arkusze organizacyjne placówek oświatowych,
4. akty notarialne,
5. zawiadomienia o wpisach do Ksiąg Wieczystych,
6. wnioski do Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych - bez otwierania,
7. wnioski o udostępnienie danych osobowych i meldunkowych,
8. wnioski o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej,
9. wniosek o oszacowanie szkód w gospodarstwie rolnym powstałych w wyniku niekorzystnego zjawiska atmosferycznego,
10. dokumenty adresowane do Urzędu Stanu Cywilnego - bez otwierania,
11. dokumenty dotyczące dowodów osobistych,
12. ogłoszenia z sądu, prokuratury i komornika,
13. dokumenty niejawne podlegające odrębnej rejestracji,
14. zawiadomienia o wymeldowaniu z pobytu stałego, zawiadomienia o nowym miejscu pobytu stałego, informacje z Urzędu Wojewódzkiego dot. wydania karty pobytu dla cudzoziemca, poświadczenie zameldowania,
15. pisma sądowe i procesowe kierowane do radcy prawnego - bez otwierania,
16. pisma dotyczące prowadzonych egzekucji administracyjnych,
17. specyfikacje oraz ich załączniki,
18. umowy, aneksy, polisy ubezpieczeniowe,
19. sprawozdania z realizacji zadań publicznych,
20. wnioski o potwierdzenie prawa do ubezpieczenia zdrowotnego.

2. Ograniczenia dotyczące skanowania pism przychodzących:

1. w przypadku pism przekraczających 50 stron, broszur, książek, prospektów, itp. skanuje się tylko  stronę tytułową,
2. nieczytelna treść, postać inna niż papierowa  (np. płyta CD, przedmiot),
3. nie skanuje się dokumentów zszytych w sposób uniemożliwiających ich ponowne połączenie, pism o formacie większym niż A4 i mniejszym niż A5, aktów stanu cywilnego,
4. oferty  przetargowe, zgłoszenia do konkursów lub naborów rejestruje się na podstawie danych z kopert, nadaje się numer identyfikacyjny z systemu oraz skanuje się kopertę, a następnie przekazuje się je ogłaszającemu.

3. Dokumenty i przesyłki podlegające wyłączeniu ze EZD - nie podlegające rejestracji:

1. dokumentacja kadrowo-płacowa (wnioski o udzielenie urlopu, druki L-4, oświadczenia pracowników, wnioski o dopłatę do zakupu okularów, itp.),
2. publikacje (gazety, czasopisma, książki, prospekty itp.),
3. życzenia, zaproszenia, oferty handlowe, szkoleniowe itp.,
4. inne nie mające cech dokumentu,
5. rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe,
6. oświadczenia majątkowe pracowników i radnych,
7. uchwały Rady Miasta, protokoły z sesji i komisji Rady Miasta, wnioski i interpelacje
   z sesji rady i komisji oraz odpowiedzi na nie,
8. zarządzenia Burmistrza,
9. upoważnienia, pełnomocnictwa,
10. potwierdzenia odbioru, które są dołączone do akt właściwej sprawy,
11. wnioski dotyczące Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
12. oferty pracy i CV w sprawie zatrudnienia, jeżeli nie dotyczą ogłoszonego naboru,
13. decyzje dotyczące wymiaru i zmiany podatków i opłat lokalnych oraz postanowienia, wezwania i upomnienia wydawane w toku prowadzenia postępowania podatkowego realizowanych w Wydziale Budżetu i Podatków,
14. wnioski o wydanie zaświadczeń o stanie majątkowym składane bezpośrednio w Wydziale Budżetu i Podatków,
15. korespondencja wewnętrzna o charakterze współdziałania komórek organizacyjnych w realizacji zadań Urzędu,
16. przesyłki dotyczące przedszkola i szkół o charakterze księgowo-finansowym obsługiwanych przez stanowisko obsługi tych placówek,
17. deklaracje, oświadczenia dotyczące opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.
4. Wykaz przesyłek rejestrowanych w EZD lecz nie skanowanych oraz innych ograniczeń lub wyłączeń może ulec zmianie w zależności od wniosku Kierowników komórek organizacyjnych i Sekretarza.

§ 3

1. Postępowanie z przesyłkami dostarczonymi pocztą elektroniczną (mailową):

1. ustala się oficjalny adres skrzynki elektronicznej Urzędu Miasta przeznaczonej do odbierania korespondencji wpływającej – kolno@home.pl
2. obsługę oficjalnej skrzynki elektronicznej prowadzi pracownik sekretariatu,
3. pracownik obsługujący oficjalną skrzynkę poczty elektronicznej selekcjonuje otrzymane maile oddzielając od korespondencji służbowej spamy, informacje zawierające złośliwe oprogramowanie, korespondencję prywatną, oferty handlowe
   i szkoleniowe, reklamy itp.
4. otrzymaną mailem służbową wiadomość adresowaną do Burmistrza lub Zastępcy Burmistrza, należy zapisać w formie papierowej i przekazać do Burmistrza. Innym adresatom korespondencję należy przekazać w wersji elektronicznej,
5. wszystkie pisma, mające istotne znaczenie, przychodzące do wydziału drogą elektroniczną muszą być wydrukowane, a następnie opatrzone datą i symbolem wydziału, podpisem osoby, która dokonała wydruku i bezzwłocznie przekazane do Kancelarii Ogólnej celem rejestracji i przekazania do dekretacji,
6. dopuszcza się używanie indywidualne służbowe adresy mailowe pracowników do odbierania i wysyłania korespondencji służbowej.
7. służbową korespondencję mailową załącza się w formie wydruku papierowego do akt sprawy.

2. Postępowanie z przesyłkami wpływającymi faksem:

1. korespondencję służbową, otrzymaną faksem z wyjątkiem ofert handlowych i szkoleniowych, reklam itp. należy zarejestrować w EZD i dalej postępować jak z przesyłkami wpływającymi z zewnątrz,
2. faksy wpływające do wydziałów i mające istotne znaczenie dla spraw w nich prowadzonych, pracownik komórki organizacyjnej Urzędu przekazuje bezpośrednio do Kancelarii Ogólnej celem  elektronicznej rejestracji w systemie EZD.  

§ 4

Dopuszcza się prowadzenie rejestrów i ewidencji, możliwych do zrealizowania w EZD, w kolejnych etapach wprowadzania pilotażu.

§ 5

1. W przypadku awarii systemu EZD upoważniam Sekretarza Miasta do podjęcia decyzji w sprawie przywrócenia obiegu akt na nośniku papierowym zgodnie z zasadami obowiązującej instrukcji kancelaryjnej.
2. Po ustaniu awarii należy:
3. nanieść unikatowy identyfikator,
4. wykonać odwzorowanie cyfrowe wpływu na nośniku papierowym,
5. odzwierciedlić w systemie EZD przebieg załatwiania spraw.

§ 6

Do obowiązków kierowników wydziałów należy sprawdzanie stosowania Instrukcji kancelaryjnej przez podległych pracowników i udzielanie im wskazówek w zakresie:

1. prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz zakładania teczek aktowych,
2. prawidłowości sporządzania pism i załatwiania spraw,
3. terminowości załatwiania spraw,
4. prawidłowości obiegu akt,
5. prawidłowości pobierania opłaty skarbowej,
6. prawidłowego stosowania pieczęci,
7. terminowości przekazywania akt do archiwum.

§ 7

1. Zgodnie z Zarządzeniem Nr 25/11 Burmistrza Miasta Kolno z dnia 1 lutego 2015 r.
   w sprawie wyznaczenia koordynatora czynności kancelaryjnych, funkcję Koordynatora  pełni dalej Pani Monika Luty.
2. Do zadań Koordynatora czynności kancelaryjnych należy w szczególności:

1. bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, zwłaszcza w zakresie doboru klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw,
2. weryfikacja poprawności wykonywania czynności kancelaryjnych, w tym kontrolę poprawności dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
   w EZD i w systemie tradycyjnym,
3. zapewnienie przekazania i przyjęcia dokumentacji nieelektronicznej i dokumentacji w postaci elektronicznej do archiwum zakładowego, zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami w tym zakresie,
4. informowanie Burmistrza Miasta, Sekretarza Miasta, Naczelnika Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich o wszelkich nieprawidłowościach
   i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych
   i dokumentowaniem przebiegu załatwiania spaw w Urzędzie,

3. Kontrolę, o której w ust. 2 pkt. 2, Koordynator czynności kancelaryjnych realizuje zgodnie z zasadami funkcjonowania kontroli wewnętrznej w Urzędzie.

§ 8

1. Na Administratora EZD wyznaczam Pana Tomasza Sobieskiego - informatyka.
   W przypadku jego nieobecności funkcję Administratora EZD pełni Pan Roman Pomichowski - informatyk.
2. Do zakresu obowiązków Administratora EZD należy miedzy innymi:

1. zakładanie i modyfikacja kont pracowników,
2. nadawanie i weryfikacja uprawnień pracowników,
3. fizyczne zabezpieczenie dostępu do serwera EZD przed nieupoważnionymi osobami oraz poprzez system bezpieczeństwa sieci,
4. kontrola stanu technicznego serwera i jego konserwacja w zakresie określonym warunkami gwarancji,
5. współpraca z serwisem dostawcy systemu oraz koordynacja działań serwisu
   i użytkowników w wypadku awarii,
6. zapewnienie integracji EZD z wewnętrzną siecią informatyczną Urzędu,
7. monitorowanie zmian organizacyjnych i kadrowych oraz bieżące odzwierciedlanie tych zmian w EZD w przypadku tworzenia lub likwidacji stanowisk,
8. nadawanie i odbieranie uprawnień użytkownikom systemu.

§ 9

Wykonanie Zarządzenia powierza się Kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu Miasta oraz pracownikom na samodzielnych stanowiskach.

§ 10

Nadzór nad wykonaniem Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta.

§ 11

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Burmistrz Miasta Kolno

          Andrzej Duda