Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1591 z późn. zm.) w związku z art. 66a ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r.
Nr 98 poz. 1071 z późn. zm.) i art. 171a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

Wszystkich pracowników Urzędu Miasta Kolno zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych zobowiązuję do zapoznania się przepisami prawnymi dot. prowadzenia metryk spraw oraz do ich stosowania i realizacji.

Wprowadzanie metryki sprawy regulują następujące akty prawne:
1) Ustawa – Kodeks postępowania administracyjnego – art. 66a (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.),
2) Ustawa – Ordynacja podatkowa – art. 171a (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.),
3) Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. z dnia 7 marca 2012 r. poz. 250),
4) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. z dnia 7 marca 2012 r. poz. 246),
5) Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 marca 2012 r. w sprawie rodzajów spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony (Dz. U. z dnia 13 marca 2012 r. poz. 269),
6) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 1 marca 2012 r. w sprawie rodzajów spraw, w których jest wyłączony obowiązek prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. z dnia
6 marca 2012 r. poz. 245).

1. W aktach sprawy w postępowaniu administracyjnym i postępowaniu podatkowym prowadzi się metrykę sprawy, z zastrzeżeniem ust. 3.
2. Metryka sprawy wraz z dokumentami, do których odsyła, stanowi obowiązkową część akt sprawy i musi być na bieżąco aktualizowana.
3. Wykaz spraw, w których nie ma obowiązku prowadzenia metryki sprawy, określony jest:
1) w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 marca 2012 r. w sprawie rodzaju spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony (Dz. U. z 2012 r. poz. 269),
2) w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 1 marca 2012 r. w sprawie określenia rodzajów spraw, w których wyłączony jest obowiązek prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. z 2012 r. poz. 245).

W treści metryki sprawy wskazuje się wszystkie osoby, które uczestniczyły
w podejmowaniu czynności w postępowaniu administracyjnym lub podatkowym oraz określa się wszystkie podejmowane przez te osoby czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej określających te czynności.

1. Prowadzenie i aktualizacja metryki sprawy należy do obowiązków pracownika, który prowadzi postępowanie administracyjne lub podatkowe w danej sprawie.
2. Przez osobę prowadzącą sprawę rozumie się osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy.
3. W przypadku, gdy czynności w jednej sprawie wykonuje kilka wydziałów, osoba prowadząca daną sprawę umożliwia dostęp tym wydziałom do numeru i metryki sprawy, w celu umożliwienia im dokonywania adnotacji.
4. Osoba wykonująca daną czynność w sprawie jest zobowiązana do odnotowania wykonania tej czynności w metryce sprawy.
5. Osoba prowadząca sprawę, o której mowa w ust. 2, nadzoruje dokonywanie wpisów w metryce sprawy.

Metryki spraw dla postępowań prowadzonych w Urzędzie Miasta Kolno sporządzane są w formie papierowej tabeli wypełnianej odręcznie lub elektronicznie i dołączonej do akt sprawy w postaci wydruku, po wykonaniu ostatniej czynności w sprawie lub w razie zaistnienia takiej potrzeby.

Zobowiązuję pracowników do założenia metryk dla spraw administracyjnych i podatkowych, będących w toku w dniu 7 marca 2012 r., tj. w dniu wejścia nowelizacji przepisów w życie. Przy czym metryki tych spraw powinny wskazywać jedynie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności i podejmowane przez te osoby czynności od dnia 7 marca 2012 r. Powyższy obowiązek powinien zostać wykonany w ciągu 30 dni od dnia wejścia w życie nowelizacji tj. do dnia 5 kwietnia 2012 r.

Nadzór nad realizacją niniejszego zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dnia 7 marca 2012 r.